회의 진행 전/중/후에 지켜야할 매너 총정리

회의는 어떤 한 결론을 내기위해 여러 사람들이 시간을 일부러 내는것이다.
어렵게 시간을 내신 분들도 많이 있을 수 있으니,
여러 사람들의 시간은 소중하게 생각하여야 하며, 예의있게 행동해야 한다.
어떤 점을 주의해야하는지 각 단계별로 정리해보았다.

회의를 소집해야할 때

1) 회의 요청을 할 때에는 시간을 여유롭게 잡도록 하자.
내 자리 근처 사람들과 한다면 일정을 물어봐서 당장 바로 진행해도 되겠지만,
다른 부서 사람들과 협업을 할때에는 적어도 1주일 전에는 참석요청 하도록 하자.
다른 사람들은 이미 다른 업무로 일정 잡기가 어려울 수 있기 때문이다.
2) 회의 요청 메일을 보낼때에는 일시, 장소, 필수참여인원, 논의안건을 명시하도록 하자.
예시는 아래와 같다.

- 회의일시: 11/04 (월) 13:30 ~ 14:30
- 회의장소: 602회의실 
- 필수참석요청: 홍길동, 김하나
- 논의안건(Agenda) : 
1. 임원 보고자료 리뷰
2. KPI 수정 논의 

회의 참석시

1) 회의에 늦었으면 죄송하다고 하거나, 고개를 끄덕여서 죄송한 마음을 가지자.
많은 사람들이 사람들이 어려운 시간을 내서 회의에 참석한 것인데,
늦게 도착하면 회의가 지연되거나 방해가 되므로 민폐다.
회의가 아니더라도 정해진 시간의 약속은 죄송하다고 해야한다.
그러나, 더 좋은것은 약속을 깨지 않는것이다.
2) 자리가 정해지지 않는 경우에는 적당히 눈치를 봐서 앉아야 한다.
회의실마다 구조는 다르므로 아래 내용을 참고하도록 하자.

• 가운데 자리가 상석, 가운데로부터 멀수록 아랫사람이 앉는다
• 출입구가 보이는 자리가 상석, 출입구와 가까운 자리가 아랫사람이 앉는다.
• 회의 중간에 나와야하는경우, 출입문에 가까이 앉는다.
• 중간에 들어와야하는 사람이 있을 경우, 출입구와 가까운쪽을 비워둔다.

회의 중 지켜야할 매너

1) 핸드폰은 가능한 보지 않는다.
회의는 다른 사람들의 시간을 조율해서 결론을 도출하기 위한,
집중을 하기 위한 자리다.
회의에 집중하고 다른 곳에 신경쓰지 않도록 하자.

2) 핸드폰 진동모드 또는 무음으로 한다.
긴급한 연락이 있으면 어쩔수 없겠지만,
집중을 깨지 않게 핸드폰 소리는 울리지 않도록 잘 관리하자.

3) 졸지않고, 다른 사람의 이야기에 집중하자.
무슨 얘기인지 모르는 회의에 참석할때가 있다.
잠이 올때가 있는데, 사람이 말하는데 앞에서 자는것은 예의가 아니다.
수십명의 사람이 모여 진행하는 회의에서 존다면 티가 안나는거 같아 보여도,
누군가가 꼭 보게 되므로 허벅지를 꼬집어서라도 졸지 않도록 한다.

4) 말할 것이 있다면, 다른 사람이 말하는 중에 끊지 않도록 하고,
손을 먼저 들어 할말이 있다고 의사표현 후 말하도록 하자.

회의 종료후

회의 종료후 가장 중요한것은 회의실을 깨끗하게 유지하는 것이다.

테이블이 있다면 의자를 테이블안에 넣어 가지런히 넣고,
화이트 보드를 썼다면 내용을 깨끗하게 지운다.
여름철 땀 등으로 냄새가 난다면 문을 열어서 환기가 되도록 하자.
회의실에서 간식등 먹을것을 먹었다면 쓰레기통에 버리고 과자부스러기등은 보이지 않도록 잘 치운다.