사회초년생을 위한 업무메일 작성법 총정리(예시포함), 비즈니스 이메일 작성 매너/에티켓

 

 

이메일은 업무 커뮤니케이션의 기본이다.
코로나19를 거치면서 이메일은 특히나 더 중요해졌다.
그러나, 일부 사람들은 기본적인 것을 지키지않아,
본래 뜻이 제대로 전달되지 않아 오해의 소지를 만들기도 하는데 어떻게 메일을 써야 하는지 정리해보겠다.

1. 발신자, 수신자

• 참고로 발신자는 보내는사람, 수신자는 받는 사람이다.
• 이메일이 필요한 사람들에게 잘 전달될 수 있도록 메일의 수신자를 꼼꼼히 확인해야 한다.
• 회사에 따라서는 수신자의 순서도 중요한 경우도 있다.
• 수신인에 임원이 있을 경우, 수신인의 가장 먼저, 혹은 참조인의 맨 먼저에 넣을 수 있도록 하자.
  불특정 다수에게 보내는 메일일 경우, 수신인이 누군인지 다른 사람들은 알 수 없도록 bcc(비밀참조) 기능을 활용하도록 하자.
• 메일을 쓰다가 실수로 보내게 되는 경우가 있으므로 수신인은 제목과 본문을 다 쓴 후에 맨 마지막에 추가하여 보내도록 하자.

2. 제목 쓰기

1) 용건을 간결하고 정확하게 작성한다.

예시)
ooo 사이트에 들어가려고 하는데 잘 안들어가집니다 어떻게 하는건가요?
--> ooo 사이트 접속불가 문의 / ooo 사이트 접속불가관련 문의 

ooo 사이트는 DB에 문제가 생겨서 접속불가합니다 
---> [11/20 12:00~11/30 11:00] ooo 사이트 접속불가

[공유] ooo님과 논의가 필요한 내용입니다. 이에 대해 의견을 모으고자 합니다.
--> ooo님과 xxx관련 논의하기 위한 예비 안건 검토요청(검토부탁드립니다)

2) 기본적으로 명사형으로 쓰되,
요청이 필요하거나 높으신분께 보내야 한다면 존댓말 서술형을 쓰는것을 고려해보자.

예시)
ooo 사이트 인원이 1만건에서 2만건으로 늘었습니다. 
--> ooo 사이트 회원수 증감 보고 ,
ooo 사이트 회원수 증감 보고드립니다

3) 요청이 필요할경우, 납기를 명시해주도록 하자

예시)
휴가일정 수립부탁드립니다
--> [~3/3 퇴근전까지] 휴가일정 수립요청드립니다

4) 회의 요청메일일경우 회의장소와 시간을 적도록하자.

예시)
GRPC 도입 관련 논의 
--> [11/2, 101호] GRPC 도입관련 논의 

5) 맨앞에 목적에 따라 맨앞에 표시를 따로 하면, 읽는사람이 메일 분류하기가 편하다.

예시)
결혼합니다 
--> [경조][11/2 13시] ooo님 결혼합니다

부모님께서 수확하신 사과판매합니다
--> [비업무] 부모님께서 수확하신 사과판매합니다. 

6) 수신인이 많은데, 특정 담당자가 업무를 처리해야하면 제목 맨앞에 해당 담당자 이름을 넣기도 한다.

예시)
DB connection 불가 이슈 조치부탁드립니다.
-->[ooo님] DB connection 불가 이슈 조치부탁드립니다.

7) 기타
아래와 같이 메일 제목 맨 앞에 특수한 목적으로 쓰는 단어들도 있다.

remind:  -- 내용을 까먹지 않게 다시 보내기 위해
FW: -- 받은 메일을 다른 수신인들에게 전달
RE: -- 답장하기 
RE(2): -- 답장이 여러번 오갈때 

예시)
remind : [경조][11/2 13시] ooo님 결혼합니다
FW : [회의록] GRPC 도입관련 논의 
RE : [ooo님] DB connection 불가 이슈 조치부탁드립니다.

본문 작성

먼저, 첫인사, 끝인사는 간단히 아래와 같이 쓸 수 있다.
첫인사의 경우 아래와 같이 간단한 인사와 본인의 소속, 이름을 쓰는게 무난하다.

안녕하세요. ooo 팀 xxx입니다. 

끝인사는 감사합니다 라고 쓰는게 무난하다.

본문의경우, 아래와 같이 써주는게 좋다.

• 간결하게
• 예의바르고 격식있게
• 결론부터
• 요청을 한다면 상대방입장에서 명확히 무엇을해야하는지 명시
• 간결하게 표현하는 방식으로, 리스팅을 해주면 좋다.
• 6하 원칙에 맞게 작성하면 내용을 빼먹지 않고 쓸 수 있다.(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)

아래 실제 예시 메일을 보며, 어떻게 고치면 좋을지 살펴보겠다.

제목 : oooo 사용하기, ooox 사용하기

본문 : 
수신 : 수신인분들
안녕하세요. 
ooo 파트 xxx 입니다. 

■ 업무내용
처음 gRPC를 사용하다보니 시간이 조금 더 걸렸습니다 ㅠㅠ(중간에 컴터 고장으로 하루를 날리기도 하고...)
oooo을 사용하는 방법과 ooox  방법 공유드립니다.

[사용방법에 대한 본문 내용...]

감사합니다.

-->
처음 gRPC를 사용하다보니 시간이 조금 더 걸렸습니다 ㅠㅠ(중간에 컴터 고장으로 하루를 날리기도 하고...)

• 해당 내용은 수신자에게 중요하지 않은 내용이며, 해당 내용은 본인이 문제가 있다는것을 어필되기에 좋지 않다.
• ㅠㅠ와 같은 이모티콘은 쓰지 않는게 좋다. 이모티콘은 격식이 없어보인다.
• 만일 업무가 지연되었다는 언급을 한다면,
  다른 업무로 인해 지연되어 죄송합니다. 와 같이 간단한 사유를 적고, 죄송하다는 내용을 써주는게 예의가 있다고 볼 수 있다.

안녕하세요. 
ooo 파트 xxx 입니다.
공문을 통해 다음과 같은 메일 내용을 받았는데
어떤 업무인지 잘 모르겠습니다 ㅠ
설명해 주시면 작성해서 검토 후 제출하겠습니다.
감사합니다.

[공문으로 된 메일 내용첨부..]

• ㅠ 와 같이 이모티콘 은 격식이 없어 보이기에 좋지 않다.
• 설명해 주시면 작성해서 검토 후 제출하겠습니다.
• -> 공문으로 된 메일 내용이 이미 있는데, 그 중 어떤 내용을 설명해야 하는지 언급이 되어야 한다.
• 질문대상(수신인)은 공문을 보낸 사람에게 보내는게 일반적이지,
  같은 팀원한테 보내는건 내 일을 대신 해달라는 의미로 여겨지므로 받는사람입장에서 기분이 안좋을 수 있다.

결론적으로 아래와 같이 보내는게 좋다.

수신 : 공문보낸사람
본문 : 
안녕하세요. ooo 파트 xxx 입니다.
아래 내용중 ooxx에 대해 잘 이해가 안되는 부분이 있어 메일드리게 되었습니다. 
1.aaa 부분을 bbb와 같이 작성하는게 맞을까요? 
아니라면 다른 예시를 공유주시면 감사합니다.

안녕하세요. 
ooo 파트 xxx 입니다.  
도움에 항상 감사합니다
현재 A DB에서 B DB로 데이터 이관작업을 진행중에 있습니다.
과정 속 oxox 테이블은 모든 데이터가 LOB에 저장되어 있고 파티션닝되어 있습니다.
총 abc 건의 데이터가 있어 이관 과정에 어려움이 있습니다.
관련하여 어떻게 쿼리를 짜야할지 조언 요청드립니다.
감사합니다.

• 어려움이 어떤 내용인지 명확히 할 필요가 있다.
  row수가 많아서인지, 크기가 너무 커서인지 등등
• 어떻게 쿼리를 짜야할지?

본인의 업무를 다른사람에게 미루는것으로 보인다.
검색을 통해 어떻게 쿼리를 짰는데, 이렇게 작성하는게 맞을지라고 조언을 구하는게 좋다.
비교할 대안이 여러가지가 있다면 더욱 좋다.

4. 첨부파일

첨부파일이 있을 경우, 메일 본문에 파일 내용을 첨부했다고 분명히 언급한다.
(파일을 첨부했다고 당연히 열어보겠지?라고 생각은 하지 않는다)

예시)
자세한 내용은 첨부드린 xxx.csv 파일을 참고해주시면 감사합니다. 

만일 내용이 많지 않다면 첨부파일을 따로 열어보지 않도록 파일 내용을 스크린샷(이미지나 text파일일경우)
을 본문에 포함시키도록 하자.

내용이 많다면 일부 샘플만 첨부하거나, 중요한 부분만 포함해서 어떠한 형식으로 파일내용이 담겨져 있는지 단번에 확인할 수 있도록 하자.

이 글을 봐도 잘 모르는게 있다면?

이 글을 봐도 잘 모르는게 있으시고,
메일을 쓰기 어려운 분들이 있다면,
댓글이나 메일 주시면 첨삭을 도움드리겠습니다. 감사합니다